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印刷企业构筑经营信息系统的必要性

2021年08月18日 瑞安市机械设备网

印刷企业构筑经营信息系统的必要性

当前不少工业发达国家的印刷业都在酝酿经营管理信息的一元化。这里首先介绍一下日本的中小企业是如何来运作的。

计算机在生产系统方面的应用

所谓的综合印刷公司或印前专业公司拥有印刷品生产的全部工序.不拘于其规模之大小.可以说是运用计算机应用软件的尖端企业。在以中小企业构成的产业结构当中.在生产系统方面经常使用计算机 其使用的熟练程度可与软件开发相关的行业媲美。

例如.职工仅30人左右的广告设计印刷公司 其中至少2 0人在印前设计部门工作 全部人员都不同程度地使用着若干计算机应用软件 做一些版面设计、组版、图像修正等工作。

在约200人的书刊印刷厂里 1 20人以上从事印前工作 他们每天面对个人电脑或终端的工作。还有的仅1 0个职工左右的小规模印刷厂 至少有5人是使用个人电脑的印前操作工人。总之 相当多的数据处理被当作一般的作业。

计算机是人们为了提高信息处理速度而发明 尽管它只有5 5年左右的历史 却以惊人的速度在发展变化它已渗透到了社会环境中的各个方面 而且它还在不断地发展。

信息处理的意义

在计算机出现的同时 信息处理这个词也开始普及 信息产业也孕育起来了。实际上,信息可以分为只是存在的信息(data).有意义的信息(inf0 rmatiOil).有价值的信息(intelIigence)。信息处理的定义针对于存在的、现成的信息.对数据进行某种处理 转换为可供各种目的使用的有意义和有价值的信息。

印刷产业就是以室内作业起步的 其工作的本质就是信息处理。将未整理的原稿置换成易读的活字后拼版.线条稿和照片也经过修正.制成可供大量复制的印版。整个过程犹如信息处理 只是由掌握其熟练技能的职工靠手工作业来维持。这种手工作业的本质正是信息加工.而近来这种工作多数已由计算机来承担了。

企业活动正是信息处理

如此说来.在印刷业界作为生产系统的计算机应用程度比较高.相反.在涉及企业活动全面的业务方面的利用程度却非常低。这种情况本身意味着经营和业务管理的合理化、效率化处于落后状态。即所谓经营的现代化并没有达到生产系统现代化的地步。

目前.大多数的企业都使用计算机,很多计算机已经应用于经营管理方面的信息处理。

企业活动可以说是信息处理本身.有关实际经营业务等,涉及到信息的采集、信息的最佳化处理以及企业内外的发行工作,至于企业运作方面的管理业务 实际业务等.其本质也是信息处理作业,这些都是计算机最擅长的工作。

近几年来,随着网络化的迅速发展,信息处理已经遍及全国并且相当进步,这对于企业经营来说,计算机和网络系统已成为不可缺少的工具。

高科技印刷企业的现状

举例来说,50台电脑整齐地排列在某厂的印前车间。在操作者的旁边摆着文件架.上面放着作业传票 原稿 式样单.传票是速写完成,局外人很难看明白其完全是手写的,因为多次添写,已经失去了作为信息传递媒体的意义。摆放着一堆的个人电脑,看上去像是现代化的工作室的印前部门,可以理解为只凭看传票完成业务运作。其实不然,对于没有清楚地明示必要事项,又难读的传票,操作者只是用眼睛看一下,从原稿和版样来判断作业内容。

因此,经常发生错误而需要重新作业,这种状况始终得不到改善。针对这种情况,多数职工总是觉得没有办法而习惯于它的存在,这已成为不少公司的固有业务状况。对这种情况只能推测没有掌握整理好的作业实际的数据,但年度的作业总时间中,估计因作业错误造成的再作业时间会超过2 0% ,简直是令人难以置信的成本加价。

从其它公司的营业部门来看,从下午三时起,工作熟练的中坚员工就一直不断地在电脑前进行计算,据说,从早展开始就一直在计算报价,提出印数 页数 色数 用纸量 加工规格等约1 0种估价交到客户手中,计算后记入的报价单肯定是手写的。

多次重写的痕迹留在桌面上.营业员本人总是认可这是繁琐的工作.可见其工作效率之低。可是,再看一下旁边的屋子,印前的工作者依靠电子邮件在接收文本原稿.相比之下天壤之别。

依靠手工计算和手写的书刊印件报价单的制作几乎花去一天时间.如果使用计算机的报价软件,参照以往的例子和工价.大约3 0分钟就能解决问题。因为工作极度紧张的营业员耽误时间而没有外出开展营业活动的损失真是太大了。

增加重要性经营信息

生产方式已经实现了高度现代化,而经营管理方面的合理化,与一般性的企业相比,落后的印刷公司较多。其理由很明显,向生产方式的投资处于优势地位,而向企业经营所需的信息处理方面的投资就很靠后了。然而,往后靠的现实说明经营者对经营信息的重要性认识还不够。

印刷信息产业这个呼声已久但企业的管理运作依然保留在旧有状态,这使得呼声大为逊色。

所谓经营合理化 现代化,也就是要尽早建设响应用户需求的体制,也就是对企业进行科学规范的管理,这里还包含企业自身的信息处理能力。

困绕印刷企业的环境问题一年比一年严峻起来,如需求结构的变化、需求方面的低迷、订货单价的下降等,导致经营管理的阻力有增无减。在经济高度增长的情况下,太慷慨的经营方式是不允许的,如果满足于现状,将会陷入难以避免风险的境地。

对于降低成本和缩短交货期的对策,在提高生产部门生产力的同时,也必须大力改善营业和管理部门的业务生产条件。对工作质量的改革也要考虑。如果总是认可某种机率的废品产生,就无法树立可靠的事业,也不能提高同等费用的使用效率.就无法实现改善企业的收支情况.也等于不能提高竞争力。

例如本月至今的订货累计金额和销售额.能够立即统计收入的实际情况的印刷企业很少。能够随时统计当天的、一周的、当月的生产成绩的企业也不多。更无法知道当月的支付预定累计利包括银行存款的现金余额,也没有掌握购入用纸的存货量。对客户的付款状况.若不翻找经理发票本,也无法搞清楚全部情况。对方倒闭后过了好多天才明白还有未收回的几笔帐款。

此外.现在谁在做着什么,不去逐个地追问当事者.也搞不清楚哪台印刷机在印什么,如果不到现场也无法搞清楚实际情况。这样就不能立刻掌握某客户的活儿进展到什么地步。为了弄清楚上述情况,任性地雇用许多人,管理者和营业员都得放掉自己的工作,在厂内到处转悠,降低了面对客户的服务质量,从而增加了成本,这才是症结所在。

企业内到处都是以数据形式存储着经营所需要的信息,不能高速处理成为对经营和管理发生作用的信息,这样的企业相当多。对这种情况如果置之不理,无疑会造成经营误区,导致企业收入陷入困境。

MIS促使美国企业重新改造

20世纪70年代,大企业已经普及了大型计算机,中坚企业也开始普及了事务用计算机,从这时起形成了M I S(经营管理信息系统—— anagementInfomnalicXl System)的概念,从而诞生了形形色色的经营支援用的应用软件。

80年代,企业的国际化和海外交易兴隆起来,于是开始追求信息的战略性价值。作为解决这个问题的方案,提倡了SI S(战略性信息系统——Strategic Information System),对一切经营活动理所当然地应用了计算机.总经理亲自坐在终端前进行信息处理了。

由于经营的最高负责人亲自积极掌握计算机 原先围绕经理人的秘书、人事、法律、劳务等的业务干部据说节省了8成。而且决策速度也加快了1O倍.业务效率也提高了3倍。计算机成了经理人的必修项目,据说不能熟练使用计算机者不得担任经理.当然全体职工熟悉使用个人电脑是前提条件。

80年代后半期.尽管出现了向高价计算机系统投资的局面,但其能否符合经营的效果曾经有过疑惑 将疑虑彻底抹消是跨越了极度不景气的企业组织高度化革命(reen即pneering)。

面向应用高功能和低价化的个人电脑和数据服务器及高速通信网络 为了从根本上改革经营运作 包括中小企业印刷业在内的多数企业开展了企业再建设(restructuring)工作。

互补成白色(white color)的业务生产力有了大幅度提高 生产车间生产力和品质保证已经呈现出惊人的面貌。出色地达到了复苏再生的水平。如果不是全面地应用计算机系统 是不可能做到产业的再生和再构筑的。

日本的印刷公司 其经营效率与类似的美国中印刷企业相比还有差距。这是对信息处理认识肤浅所致。日本的印刷企业要想在这个不景气的经济时代生存下去,使今后的发展更具现代化,就要做到与生产设备一样或者是超出它向信息处理方面投资才行。只有掌握了信息并善于应用的企业,才能在这个竞争激烈的时代生存得更好。

计算机应用方面的动向

对于大中型印刷企业来说,20年以前基本上就配备了计算机应用,由于计算机昂贵.没有在所有部门的终端都使用计算机。近年来 高功能的个人电脑和数据服务器已经降价.数字通信成本大幅度下降 开始综合地重新评估计算

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